Продвинутая инструкция по использованию Asana для предпринимателей

Если вы смотрели предыдущий обзор по Asana и решили попробовать использовать ее, то у вас возникнут вопросы.

В этой статье я расскажу, какие функции будут весьма полезны для вас, а в следующей статье расскажу, как этот функционал стоит использовать с системой тактического управления.

Повседневное использование Asana

Проекты

Первое что вы будете использовать – проекты. В них будут находится задачи, которые вы будете ставить сотрудникам и выполнять сами.

Проект создается либо через кнопку Project. Важно добавить описание, чтобы было понятно, о чем проект, его цели и сроки. В проект добавляются сотрудники, которые будут обладать доступом ко всем данным этого проекта.

Разговоры (Conversations)

В этом разделе можно вести диалоги о проекте. Если в задаче и комментариях мы ведем переписку касательно определенной задачи, то в Conversations мы ведем общение по определенному проекту.

Вид календаря

Вид Calendar. Если у вас многие задачи используются с deadline, то можно по календарю посмотреть, когда эти задачи отслеживаются.

Прогресс

Progress. Здесь видим статусы проекта, deadline, до которого должен быть выполнен этот проект. По этому разделу удобно отслеживать статус проекта.

Файлы

Files – это все файлы, которые привязаны к проекту. Файлы здесь добавляются с помощью Google Drive. С помощью Google Drive подключаюсь к диску и добавляю документ. Он добавляется и к нему есть доступ. Если нажмем на файл, он появится и мы видим, что этот документ есть.

Due date (срок выполнения)

Создаете проект, пишите задачи, назначаете сотрудника, ставите deadline – Due Date. Важно! Ставьте Due Date только тогда, когда это действительно сроки жесткие. Если у вас будет большое количество deadline, они будут все красные и просроченные и это не будет работать.

Уровень дня.

В раздел My Tasks, у вас есть задачи на Today. Те задачи, которые с deadline, автоматически подтягиваются в раздел Today. Соответственно, New Tasks – все вновь созданные проекты и они добавляются автоматически.

Ваша задача: ежедневно актуализировать задачи в разделе Today (успеете выполнить за сегодня или не успеете). New Tasks нужно распределить: нажать на кружок либо в Today, либо Upcoming на эту неделю, либо Later – перенести на следующую неделю.

Простая настройка бизнес-процесса в Asana

Если вы еще не пользуетесь CRM-системой, можно создать такую штуку. Используйте секции (sections) и создайте этап 1, этап 2 и между ними распределяйте задачи.

Воронка продаж:

  • поступила заявка, новый лид – это этап 1.
  • Этап 2 – состоялся разговор и был проявлен интерес к товару.
  • Этап 3 – получено согласие и вы готовите коммерческое предложение.

Подбор сотрудников:

  • этап 1 – это отклики на сайте трудоустройства,
  • этап 2 – первичное собеседование,
  • этап 3 – собеседование с руководителем,
  • этап 4 – прохождение теста и т.д.

Editorial Calendar:

  • этап 1 идея,
  • этап 2 – создать контент,
  • этап 3 – обработка,
  • этап 4 – публикация контента.

Фишка в том, что вы проект можете использовать как процесс, в котором по этапам проводите задачи.

Как выстраивать коммуникации?

Все коммуникации можно свести к 3и уровням:

  • 1 уровень – в задаче.
  • 2 уровень – в проекте. Это тот случай, когда вы общаетесь с коллегами по теме одного проекта, а не определенной задачи.
  • 3й уровень – Team Conversations. Общение внутри команды, где можно вести диалоги.

Думаю, с базовыми настройками более-менее понятно. Теперь вы умеете создавать и назначать задачи. Назначать deadline по задачам. Добавлять файлы. Просматривать информацию по конкретной задаче. Если есть комментарии, можно посмотреть, когда задача создана, когда назначена.

Можно ставить сердечко – это выражение благодарности за качественную работу или знак того, что вы просмотрели работу. Все обновления попадают в раздел My Inbox. Вы увидите здесь последние статусы, обновления.

Все, что вам нужно знать – находится в Inbox и поэтому я рекомендую отключить все уведомления по почте в My Profile Settings в To Email с вашего аккаунта. Иначе вся лента в Inbox будет вам сыпаться в почту.

Интеграции и дополнительные полезные функции Asana

Создание задачи из письма

Важная функция – From Email. Вы можете отправлять задачу из почты письмом. У вас есть специальный электронный адрес – x@mail.asana.com. Если вы отправите письмо по данному электронному адресу, то оно автоматом попадает в My Inbox в виде Новой задачи.

Если есть документы, то они будут приложены, поэтому задачу вы можете создавать из электронного адреса и автоматически отправлять себе на электронный ящик.

Добавление одной задачи в разные проекты

Важно, что одну задачу автоматически вы можете добавлять в 2 проекта. Нажимаете на название проекта, нажимаете на плюс и можете добавить еще один проект, например, CRM.

Это нужно для того, когда, у вас есть один проект, ограниченный по времени, например, запустить акцию. И в рамках этого проекта будет задача, относящаяся к техническому отделу – создать страничку. И вы эту задачу автоматически сможете создать в один проект и добавить в другой. Вы – менеджер проекта в одном проекте и отслеживаете статусы задач этого проекта, а такую узкоспециализированную задачу вы назначаете на другой проект. И человек, ответственный за тот проект, ее увидит и будет отслеживать.

Использование шаблонов.

Рекомендую использовать готовые шаблоны типовых проектов. У меня есть шаблон проекта «Аудит бизнес-процессов». Здесь прописаны этапы, необходимость проведения интервью, нужно узнать и подготовить информацию. Мои действия: создаю копию этого проекта и дальше веду работу по самому этому проекту.

Также, вы можете использовать шаблоны задач. К примеру, мой «Template: Публикация поста в блог», здесь есть чек-лист. В него вшиты инструкции, которые нужно выполнить. То есть, когда мне нужно опубликовать новый пост в блог, моя сотрудница создает копию этой задачи. В ней уже находятся все необходимые инструкции. Она назначает сотрудника, который будет ответственный по этой задаче. Далее по шаблону с готовой инструкцией идет выполнение этой задачи.

Колоссальная экономия времени при выполнении этих действий.

Мобильное приложение Asana

Оно великолепно как для iPad, так и для iPhone. Всей работой, которая ведется на экране браузера, можно заниматься с мобильного телефона. Есть здесь интеграция. Есть приложение Jotana – это приложение на iPhone, оно довольное простое и предназначено для того, чтобы быстро зафиксировать задачу и отправить ее в Asana. Например, сфотографировать что-то, сохранить и т.д. Очень удобно.

Instagantt

Есть интересный сервис Instagantt. Если вам недостаточно простого приложения и вы хотите построить диаграмму Ганта, то с помощью инструмент Gantt Charts for Asana вы вытаскиваете проект из Asana и в диаграмме Ганта его настраиваете. Сюда подтягиваются все задачи, можно настроить взаимосвязи, писать комментарии и т.д.

Zapier

Что еще важно – интеграция с Zapier, позволяющая соединять практически любые приложения. Тут более 400 разных приложений, которые можно соединить друг с другом. Вы можете взять приложение Asana и соединить его с чем угодно.

Данные можете отправить как через «Создать новую задачу» в Asana, так и, наоборот, по факту выполнения задачи будет отправлено уведомление. Например, можно создать задачу из заметки Evernote, из письма в Gmail и т.д.

Календарь

Чтобы их отслеживать определенные deadline, нужно отправить эти уведомления в календарь. Все задачи, которые с deadline, их можно экспортировать в Google Calendar и вы будете их видеть.

Клиппер

Поставив клипер на веб-браузер Asana, можно создавать задачи прямо с браузера. Нажимаете на кнопку и автоматически подтянутся данные странички, которую вы хотите сохранить.

Создание рекуррентных (повторяющихся) задач.

Выбираете дату и кнопку Send to Repeat. Например, с периодичностью 7 дней повторять эту задачу. Как только будет выполнена задача, она же автоматически появится. Все повторяющиеся процессы вы можете легко делегировать. Пишете инструкцию, назначаете исполнителя и дату выполнения. Теперь эти задачи под вашим контролем.

Чтобы начать работу с Asana нужно:

  • Разработать стандарты использования Asana;
  • Создает команды и проекты;
  • Добавить сотрудников;
  • Провести обучение по сервису и стандартам.

Важно осознать, что в Asana должны быть только те задачи, которые активны, актуальны и действительно будут выполняться. Не нужно добавлять идеи, мысли о чем-то, грандиозные планы формата «Было бы здорово выполнить…»

На уровне стандарта компании вам нужно определить:

  • названия проектов,
  • кто ответственный за проекты
  • кто может создавать задачи в этом проекте – только ответственный человек или все участники проекта.
  • По поводу задач – кто может создавать задачи и кто может назначать.

Если у вас есть организационно-функциональная структура, тогда задачу можно назначать руководителю. Руководитель может назначать задачу либо вам, либо другому отделу. Либо вы можете назначать задачи кому угодно. Это зависит от идеологии вашей компании. Как вы построите культуру внутри компании, так это и будет работать.

Если вам было полезно, не забудьте поделиться с друзьями этой статьей в интернете.

[et_bloom_inline optin_id=”optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]